Перенос базы в CRM — это загрузка таблицы с клиентами в систему учёта: каждая строка становится карточкой контакта, иногда со сделкой. Таблицы Excel (Эксель) и Google Таблицы сохраняют в файл CSV, его принимает большинство CRM. Основная работа уходит на подготовку таблицы.
Что и когда переносить
Переносите клиентов, с которыми работаете сейчас или хотите вернуть. Контакты многолетней давности без согласия на связь только засорят базу.
Решите заранее, что станет карточкой: человек, компания или сделка. Обычно строка таблицы превращается в контакт, а открытые договорённости по нему — в сделки.
Переписка и история звонков в таблице обычно не хранятся. Их оставляют в старых программах или переносят кратким комментарием к контакту.
Выберите одного ответственного и день, когда базу никто не правит. На время подготовки закройте таблицу для правок.
Порядок такой: подготовка таблицы, пробная загрузка, полная загрузка, переход команды в CRM. Между шагами сверяйте число строк в файле и карточек в CRM.
Выгрузка из другой CRM
Если база живёт в другой CRM, выгрузите из неё контакты и сделки в CSV или XLSX. Экспорт обычно находится в настройках или в списке контактов.
Хуже всего переносятся стадии сделок, задачи и переписка. Сопоставьте стадии старой воронки с новой заранее, открытые задачи перенесите вручную.
Файлы и записи звонков часто остаются в старой системе. Не отключайте её сразу: оставьте доступ на чтение на месяц-другой.
Как подготовить таблицу
Загрузчик читает таблицу построчно: одна строка — один клиент. Уберите объединённые ячейки, пустые строки-разделители и итоги внизу листа.
Если клиент покупал дважды, оставьте одну строку. Покупки перечислите в колонке «Комментарий» или загрузите отдельно сделками.
В первой строке должны быть заголовки колонок. По ним CRM понимает, где имя, а где телефон.
- Имя. Одна колонка «Имя» или раздельно «Фамилия» и «Имя», как принимает ваша CRM. Уберите лишние пробелы и кавычки.
- Телефон. Один формат для всех, например +79161234567. Второй номер вынесите в отдельную колонку.
- Почта. Один адрес в ячейке, без пробелов и пометок вроде «рабочая».
- Компания. Название организации отдельной колонкой, если вы работаете с юрлицами.
- Сумма. Только число, без «руб.» и пробелов между разрядами.
- Даты. Один формат во всей колонке, например 26.09.2026. Смесь «26 сент.» и «2026-09-26» загрузчик не разберёт.
- Источник и последняя покупка. Откуда пришёл клиент и когда покупал последний раз. Эти поля нужны для повторных продаж.
- Согласие на рассылку. Да или нет. Без этой колонки после загрузки не отличить, кому можно писать с предложениями.
Дубли и лишние поля
Отсортируйте таблицу по телефону, потом по почте: дубли встанут рядом. Объедините их вручную и оставьте самые свежие данные.
Удалите тестовые записи вроде «Иван Иванов 1111111» и строки без телефона и почты. С такими строками CRM ничего не сделает.
Узнайте, склеивает ли ваша CRM контакты с одинаковым телефоном или почтой. Если нет, повторная загрузка того же файла удвоит базу.
Сравните колонки таблицы с полями CRM до загрузки. Для важного поля, которого в CRM нет, заведите своё поле заранее.
Если своих полей CRM не поддерживает, соберите лишние колонки в комментарий: «Размер: M, любимый мастер: Анна». Искать по такому тексту сложнее, зато данные не пропадут.
Согласия и доступы
Клиентская база состоит из персональных данных, и за неё отвечаете вы как оператор. Используйте контакты для тех целей, на которые люди давали согласие.
Реклама по телефону, в СМС и письмах допускается только с предварительного согласия получателя. Это требование части 1 статьи 18 закона «О рекламе».
Перенесите в CRM отметку о согласии на рассылку. Она защитит от случайной рассылки по всей базе. Что ещё требует закон, разобрано в статье о персональных данных.
Не пересылайте таблицу с базой в мессенджерах. После загрузки удалите лишние копии с рабочих компьютеров.
В CRM решите, кто видит всю базу, а кто только своих клиентов. Выгрузку всей базы оставьте владельцу.
Как загрузить
- Сохраните таблицу в CSV: в Excel через «Сохранить как» с типом «CSV UTF-8», в Google Таблицах через «Файл → Скачать».
- Откройте файл блокнотом и проверьте кириллицу. Если вместо букв непонятные символы, файл сохранён не в UTF-8.
- Уберите переносы строк и точки с запятой внутри ячеек. Простые загрузчики режут по ним строку.
- Загрузите сначала десять строк. Откройте несколько карточек и сверьте имя, телефон и сумму с таблицей.
- Если всё сошлось, загрузите файл целиком. Большую базу делите на части по лимиту вашей CRM.
- Сверьте число контактов в CRM с числом строк в файле за вычетом дублей.
- Сохраните исходную таблицу. Она понадобится, если придётся загружать заново.
После загрузки
Назначьте ответственных и поставьте каждому клиенту следующий шаг. База без задач так и останется списком контактов.
Перестаньте вести старую таблицу в день переноса. Две живые базы быстро расходятся, и уже не понять, какая из них верная.
Через неделю проверьте, что менеджеры работают в CRM: открывают карточки и ставят задачи. Если нет, спросите, что им мешает.
Новые заявки должны попадать в CRM сами: с форм сайта, из мессенджеров и телефонии. Как CRM приживается в работе, разобрано в статье о CRM для малого бизнеса.
Типичные ошибки
- Телефон стал числом. Excel убирает плюс и может показать номер как 7,92E+10. Задайте колонке текстовый формат до вставки номеров, а после сохранения проверьте их в CSV блокнотом.
- Лишние пробелы. Пробел в конце почты делает её другой почтой, и дубль не найдётся. Уберите пробелы функцией СЖПРОБЕЛЫ.
- Всё в одной ячейке. Строку «Анна, +7 916…, anna@example.ru» CRM не разберёт. Разнесите имя, телефон и почту по колонкам.
- Загрузка без пробы. Тысячу карточек с перепутанными колонками исправлять дольше, чем проверить десять строк заранее.
Перенос в Woove CRM
Woove CRM принимает файл CSV с разделителем «;» или «,». Колонки с именем, телефоном, почтой и суммой она находит по заголовкам.
За один раз загружается до 2 000 строк. Каждая строка становится контактом и сделкой с источником «Импорт». Совпадающие телефоны и почты склеиваются с уже заведёнными контактами.
При повторной загрузке контакты склеиваются с прежними, но сделки создаются заново. Поэтому один и тот же файл загружайте один раз.
Из amoCRM и Битрикс24 файл не нужен: данные переезжают по ключу доступа. Переносятся воронки, контакты, сделки, история и открытые задачи.
CRM бесплатна, без ограничений по людям и сделкам. Где нажать загрузку, описано в инструкции.