Письма с сайта делятся на три вида: уведомления вам о новой заявке, транзакционные письма клиенту по его действию (код, чек, билет) и рекламные рассылки. Правила у них разные: рекламная рассылка требует согласия, остальные письма нет.
Уведомления себе
Форма отправлена, вам на почту приходит письмо. Согласие здесь не требуется: вы пишете сами себе. Эти письма чаще других теряются в спаме, потому что уходят с чужого адреса без настроенных подписей.
Заявка должна сохраняться не только в почте: в CRM, таблице или мессенджере. Письмо легко удалить или потерять в переписке, и клиент останется без ответа.
Транзакционные письма
Это ответ на действие клиента: код подтверждения, чек об оплате, электронный билет, ссылка на восстановление пароля. Отдельного согласия они не требуют, человек запросил их сам.
Главное для них — доставка и скорость. Код, пришедший через десять минут, уже не нужен: человек закрыл страницу. Поэтому такие письма отправляют через сервисы транзакционной почты.
Рекламные рассылки
Всё, что человек не заказывал: акции, новости, письма «мы по вам скучали». Нужно согласие на получение рекламы: отдельная галочка, не проставленная заранее, и сохранённая запись о согласии.
В каждом письме обязана быть работающая ссылка отписки. Отписка должна срабатывать с первого нажатия, без входа в аккаунт и анкеты «почему вы уходите».
Что писать в письме
Понятная тема без капса и восклицательных знаков, имя отправителя и адрес, на который можно ответить. В футере укажите, кто вы, как с вами связаться и как отписаться.
Одно письмо — одно действие. Если в письме пять разных кнопок, читатель не нажмёт ни одной.